公文的外部结构通常分为以下几个部分:
文头:包括发文机关的名称,有的还包含发文机关的级别和性质。有时候可能还会有文件秘级(如:机密、秘密)、紧急程度的标识(如:急、特急)。
发文字号:这是公文编号,用来区分不同的文件。
签发人:表明这份公文是由哪位领导或负责人签发。
标题:公文的题目,概括文件主旨。
主送机关:公文的接受对象,可能是政府机关、企事业单位或个人。
正文:公文的核心部分,包括开头、事由、正文主体(具体内容)、结尾等。
附件:如果公文附有其他资料或文件,通常会在这个地方注明。
发文机关署名:公文发布单位的签章。
成文日期:公文的签发日期。
公章:根据规定需要盖的公章,确保公文的有效性。
版记:包括印发时间、印发范围、份数等信息,有的还会有主题词、文件往制等附加信息。
不同类型和级别的公文,其结构可以有一定的差异,但基本上都会有上述的一些基本元素。使用公文时应遵循《党政机关公文格式国家标准》(GB/T 9704-2012)的规定。