在项目结束阶段，项目经理将完工报告作为正式书面文件发送给客户，表明合同已完成。客户拒绝批准文档，因为缺陷率为0.1%。项目经理坚持认为，这是一个可以接受的比率，因为该行业的标准缺陷率为0.15%。 应该采取什么措施来避免这种情况？